Pengalaman Wawancara Visa Polandia

Wawancara visa Polandia yang diikuti anak bungsu saya, Senin 29 Mei 2023 lalu, Alhamdulillah kelar meski agak enggak lancar. 

Ceritanya, si Adik akan mengikuti kegiatan XXXIII International Folklore Meetings Lublin 2023, bersama sekolahnya. Festival budaya ini diselenggarakan di kota Lublin, Polandia, dan akan dihadiri peserta dari berbagai negara (akan mewakili negara masing-masing nantinya).

Sekolah anak saya tiap tahun memang berpartisipasi di helatan international folklore seperti ini, dengan membuka pendaftaran bagi siswa-siswi dengan biaya yang ditanggung sendiri - bersubsidi dari panitia/organisasi folklore (biaya yang dibayarkan untuk pelatih tari/ musik, alat/kostum, visa, tiket...dll untuk 14 hari kegiatan folklore Polandia & tur West Europe: Prague, Munich, Salzburg, Venice, Milan, Engelberg, Lucernie, Zurich= Rp 5jt + US$ 3000). 

Oia, tahun ini, adalah helatan folklore pertama pasca pandemi mengguncang dunia. 

Karena pandemi, folklore di seluruh dunia ditiadakan selama 2 tahun dan baru tahun 2023 ini diadakan lagi. Itupun dengan regulasi yang berbeda dari tahun sebelumnya, terkait masa transisi pasca pandemi.

Nah ternyata, perbedaan aturan juga diterapkan saat pengurusan visa (di Kedutaan Besar Polandia).

Apa saja perbedaannya?

Tentang International Folklore Meeting

International Folklore Meeting/International Folklore Festival dalam bahasa Indonesia disebut Festival Cerita Rakyat. Kegiatan ini rutin digelar di kota-kota tertentu di berbagai negara, dan diikuti oleh peserta dari banyak negara. 

Masing-masing peserta akan mengikuti pawai budaya, menampilkan budaya asal negaranya, juga mengikuti kegiatan kebersamaan yang bermisi budaya. Biasanya akan dibedakan, apakah itu festival anak, remaja, atau dewasa.

Kali ini, tim folklore akan menampilkan 7 tarian di mana anak laki-laki (9 orang) jadi pemusik gamelan, anak perempuan (19 orang) jadi penari. 

Tariannya ada 7, yaitu: Tokecang, Yapong, Greget Jawara, Enggang Balian, Tari Piring, Saman dan Kareppa. Oia, anak saya main alat musik gendang dan suling (ganti-ganti).

Nah, bekerja sama dengan CIOFF Indonesia, sekolah anak saya mengikuti folklore festival ini. FYI, CIOFF® adalah perwakilan nasional dari organisasi festival seni lokal nirlaba, sebuah organisasi non-pemerintah, yang jadi penasihat resmi UNESCO. Kantor pusat CIOFF® berlokasi di Confelens, Charente, Perancis, dan dirikan pada 1970, di mana Indonesia mulai jadi anggota sejak tahun 2003.

Prosesnya, CIOFF Indonesia akan menginformasikan ke sekolah folklore festival diadakan dimana, lalu sekolah membuka pendaftaran bagi yang berminat ikutan. Kemudian, setelah fixed keikutsertaannya, CIOFF Indonesia akan mendaftarkan sekolah ke festival, melatih penampilan budaya anak-anak, mengurus visa-keberangkatan-pendampingan selama acara-kepulangan ke Indonesia dan arrange tur budaya setelahnya. 

Biasanya, karena ini anak sekolah, festival dipilih yang diadakan saat libur sekolah. Meski belum tentu jadwalnya sama, karena kadang saat di Indonesia sudah masuk sekolah di negara lain sekolah masih libur.

Nah, kali ini folklore meeting yang diikuti, digelar di Polandia, berbeda saat anak sulung saya mengikuti kegiatan serupa pada tahun 2019, sekolah memilih ikut folklore festival yang dihelat di Turki.

Enggak itu saja bedanya, kalau dulu karena masih aman, peserta folklore tinggal bersama keluarga di negara tujuan, kini mereka semua diinapkan di penginapan. Jadi kurang gregetnya sih yaa, karena kalau tinggal bersama host family (keluarga angkat) akan membuat mereka mengenal keseharian warga lokal. 

Apalagi jika host family-nya itu baik bangets seperti saat anak saya folklore ke Turki, yang tiap malam diajak makan di restoran, dicucikan bajunya, makanan berlimpah disediakan sampai pulang dibawakan oleh-oleh sekoper! Masya Allah....

Tapii....pasti ada cerita istimewa juga yang akan dibawa si bungsu sepulang dari Polandia selama 14 hari nanti, meski tak lagi tinggal di host family. 

Semogaaa!!

Mengurus Visa Schengen di Kedutaan Besar Polandia

Well, rencananya rombongan folklore kali ini langsung terbang dari Jakarta menuju Polandia. Visa yang diajukan termasuk dalam Visa Schengen yang berlaku untuk mengunjungi wilayah Schengen dengan alasan pariwisata, mengunjungi teman atau sanak keluarga, melakukan perjalanan bisnis, menghadiri pameran dagang, atau tujuan lainnya di luar mendapat pekerjaan selama maksimum 90 hari dalam rentang waktu 180 hari.

FYI, wilayah Schengen mencakup negara-negara anggota sebagai berikut:

Austria, Belgia, Republik Ceko, Denmark, Estonia, Finlandia, Prancis, Yunani, Hongaria, Islandia, Italia, Latvia, Liechtenstein, Lituania, Kroasia, Luksemburg, Malta, Belanda, Norwegia, Polandia, Portugal, Slovakia, Slovenia, Swedia, Swiss, Spanyol.

Sejatinya, saya sudah pernah mengurus visa Schengen ini saat melakukan Europe Trip pada tahun 2015. Saat itu pengurusan visanya relatif lancar, di mana saya dan dua anak saya masuk melalui Spanyol (suami saya saat itu bekerja di Aljazair, jadi suami berangkat dari sana, dan kami ketemuan di Madrid, Spanyol).

Kali ini, lewat Polandia, untuk visa Schengennya ada sedikit perbedaan. Untuk pengajuan visa (anak), dengan persyaratan:

• Pas foto ukuran 3,5x4,5 dua lembar berwarna, latar putih, tidak berkacamata, kelihatan telinga
• Paspor asli dan lama (bagi yang memperpanjang) serta fotocopy-nya
• FC kartu pelajar
• FC KTP
• FC KK
• FC Akte Kelahiran
• FC KTP ortu
• FC surat nikah/surat cerai ortu legalisir notaris
• Surat izin ortu di atas meterai
• Surat perwalian legalisir notaris
• FC kartu kredit ortu
• Rekening koran 3 bulan terakhir distempel bank
• Surat referensi dari bank tempat ortu menabung

Nah, kesemua dokumen dikumpulkan ke sekolah, lalu pihak travel agent yang ditunjuk CIOFF Indonesia yang akan membantu mengurus detilnya. Setelah semua oke, wawancara visa pun dijadwalkan menjadi 3 hari yang berbeda untuk 30 orang anak & guru pendamping yang akan berangkat. 

Wawancara visa dilakukan di Kedutaan Besar Polandia yang berlokasi di Jl. HR Rasuna Said Kav X, Blok IV No.3, RT.8/RW.3, Kuningan, Kuningan Tim., Kecamatan Setiabudi, Kota Jakarta Selatan.

Pemohon visa datang di hari penjadwalan wawancara dan siap untuk menunggu di luar pagar, panas-panasan!

latihan di sekolah

Wawancara Visa Polandia

Jadi, saya, suami dan si Adik datang pagi, karena Bu Guru sudah wanti-wanti jangan telat dan menginfokan, siapa yang datang lebih awal akan dipanggil duluan. Akhirnya pada in time dong tibanya, sebelum pukul 09.00 dah siap di sana. Eh, ternyata baru mulai dipanggilnya pukul 10.00 (mungkin mereka upacara dulu atau Monday briefing gitu)

Dan satu keluar, satu masuk ke dalam gedung, jadi hanya ada 2 pemohon di dalam, begitu seterusnya...dan yang di dalam tuh lamaaanya, karena petugas hanya satu, meski di akhir-akhir agak ngebut prosesnya. Jadi jam berapa anak saya dipanggil? Hampir jam 1 huhu (padahal jadwal wawancara di undangannya pukul 10.05)

Well, jadi apa saja yang mesti dilakukan saat wawancara visa (anak) di Kedubes Polandia:

1. Siapkan semua dokumen dalam 1 map
2. Pastikan anak didampingi kedua orang tuanya. Jika salah satu berhalangan harus ada surat kuasa.
3. Serahkan KTP ke petugas keamanan yang ada di depan lalu tunggu panggilan
4. Petugas akan memeriksa kelengkapan dokumen
5. Ada panggilan ke dalam, sebelumnya ada pemeriksaan keamanan, termasuk menitipkan barang bawaan di loker yang telah disediakan
6. Di dalam ada ruang tunggu, duduk dulu di situ. Oia, ada buku panduan wisata Polandia, ambil saja, ini gratis ya. Ada dispenser air minum juga, silakan ambil.
7. Saat dipanggil, uang akan diterima (sudah disiapkan sekolah dari biaya folklore - pembayaran dalam rupiah) dan dokumen pengajuan visa akan diperiksa
8. Kedua ortu diminta tanda tangan setelah dicocokkan dengan KTP asli yang ada. Jika salah satu ortu berhalangan wajib ada surat kuasa (misal karena pekerjaan atau perceraian salah satu ortu tidak hadir)
9. Anak akan diambil data biometrik sidik jari
10. Petugas cek sekali lagi detil semuanya...dan sudah
11. Keluar kedutaan jangan lupa ambil barang bawaan

View this post on Instagram

A post shared by Dian Restu Agustina (@dianrestuagustina)

Tips Wawancara Visa Schengen Polandia

Jadi nih, entah karena alasan protokol kesehatan atau memang prosesnya demikian, wawancara visa di Polandia memang di luar gedung nunggunya.

Saya punya pengalaman wawancara visa Amerika -saat suami dapat beasiswa S2 ke sana- pada tahun 2009. Antrinya tuh dari Subuh di luar area Kedubes Amerika Serikat, mengular, dengan pengamanan yang ekstra ketat. Enggak tahu sih sekarang apakah masih sama...

Selanjutnya saat saya mengurus visa Schengen Spanyol, lokasinya bukan di kedutaan tapi di kantor mitra outsorcing-nya di salah satu gedung di kawasan Kuningan juga. Demikian juga saat saya mengurus visa Inggris, lokasi di kantor mitra kedutaan yang bersangkutan.  

Pun, saat anak sulung saya folklore ke Turki, di mana tahun 2019 masih perlu visa ke sana (mulai 2021 Indonesia bebas visa ke Turki) wawancara visa dilakukan di gedung mitranya juga. Dengan mitra, wawancara sesuai jadwal yang ditentukan dan lebih cepat prosesnya.

Nah, karena Visa Schengen Polandia dilakukan di Kedubesnya, maka sebaiknya simak tipsnya:

• Siapkan pakaian nyaman karena kita bakal nunggu di luar gerbang
• Sedia payung/topi buat halau hujan atau teriknya matahari
• Parkir kendaraan pribadi di gedung yang ada di sekitar kedutaan karena tidak disediakan parkiran
• Pastikan semua kelengkapan dokumen telah dibawa
• Bekali diri dengan minuman dan makanan karena nunggu itu lebih berasa laparnya
• Bawa buku bacaan atau siapkan gadget dengan full baterai buat teman nunggumu
• Kadang panggilan dari petugas keamanan dari dalam ruang keamanan enggak terdengar, maka pasang telinga. Seperti saat anak saya dipanggil, enggak terdengar, pas saya nanya ternyata kelewat 3 orang, jadi mundur antriannya. 
• Usahakan sudah BAK/BAB dulu karena enggak ada kamar kecil di situ
• Perhatikan baik-baik arahan petugas (dari dalam ruangan kaca -orang Indonesia dan berbahasa Indonesia), kalau kurang jelas manfaatkan telpon yang tersedia untuk bicara

Nah, itu dia pengalaman saya mengantar si bungsu wawancara Visa Schengen Polandia. Memang tiap negara punya aturan masing-masing ya. Dan, sebagai tamu kita wajib menghormati dan mematuhinya. 

Well, mohon doanya agar kegiatan XXXIII International Folklore Meetings Lublin 2023 yang akan diikuti anak saya beserta rombongan berjalan lancar ya...Nanti saya akan update lagi keseruan acaranya! See ya!💗

Salam

Dian Restu Agustina